AI-beleid en verantwoord gebruik van artificiële intelligentie

AI-beleid en verantwoord gebruik van artificiële intelligentie

Laatst bijgewerkt: [datum invullen]

Dit AI-beleid legt uit hoe wij artificiële intelligentie (AI) gebruiken binnen het Platform, welke privacywaarborgen wij toepassen, en welke regels gelden voor organisaties, HR en leidinggevenden die met de resultaten werken.

Inhoud

1. Korte samenvatting

In 1 minuut

Wij gebruiken artificiële intelligentie (AI) om gebruikers van het Platform extra feedback te geven over hun talenten en ontwikkelingspunten. Die AI is ondersteunend en neemt geen autonome beslissingen over personen. Wij proberen privacyrisico’s te beperken door identificerende gegevens zoveel mogelijk te pseudonimiseren, bijvoorbeeld door namen te vervangen door nummers of interne codes. Daarnaast maken wij gebruik van een professionele, betalende AI-dienst waarbij ingevoerde gegevens niet worden gebruikt om modellen te trainen of te verbeteren. AI-feedback mag nooit de enige basis zijn voor beslissingen zoals aanwerving, evaluatie, promotie, taaktoewijzing of ontslag.

Uitgebreid

Dit AI-beleid legt uit hoe wij AI gebruiken binnen het Platform, welke waarborgen wij nemen voor privacy en gegevensbescherming, en welke regels gelden voor organisaties die de resultaten van het Platform gebruiken.

Het Platform biedt gebruikers de mogelijkheid om een talenttest af te leggen, talentinzichten te ontvangen, deel te nemen aan teams en aanvullende AI-ondersteunde feedback te krijgen. De AI-functionaliteit is bedoeld om inzichten duidelijker, toegankelijker en concreter te maken. Zij is niet bedoeld om personen te classificeren voor disciplinaire, juridische of arbeidsrechtelijke doeleinden.

In lijn met de AI Act hanteren wij de volgende basisprincipes:

  • transparantie: gebruikers moeten weten wanneer AI wordt gebruikt;
  • menselijke controle: AI vervangt geen menselijke beoordeling;
  • dataminimalisatie: enkel noodzakelijke gegevens worden verwerkt;
  • privacy by design: waar mogelijk worden namen vervangen door nummers of andere identificatoren;
  • beperkt gebruik: AI-feedback is ondersteunend en mag niet als enige basis voor ingrijpende beslissingen worden gebruikt.

Terug naar inhoud

2. Hoe wij AI gebruiken op het Platform

In 1 minuut

AI wordt op het Platform gebruikt om aanvullende feedback te formuleren over talenten, testresultaten en ontwikkelingsmogelijkheden. AI helpt dus om informatie te verduidelijken of te structureren, maar beslist niet over iemands loopbaan, tewerkstelling of positie in een organisatie. De output van AI is adviserend en ondersteunend. Er vindt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats uitsluitend op basis van deze AI-output.

Uitgebreid

Binnen het Platform wordt AI gebruikt om tekstuele feedback te genereren op basis van talentinzichten, testuitkomsten en aanverwante invoer. Die feedback kan bijvoorbeeld:

  • talenten samenvatten;
  • sterke punten toelichten;
  • ontwikkelingssuggesties formuleren;
  • beschrijvende feedback structureren in begrijpelijke taal.

De AI-output heeft steeds een ondersteunend karakter. Dit betekent onder meer:

  • de AI-output is niet bindend;
  • de AI-output is niet definitief of absoluut;
  • de AI-output moet steeds in context worden gelezen;
  • de AI-output mag niet automatisch worden omgezet in een beslissing die iemand rechtstreeks raakt.

Waar relevant moet een menselijke gebruiker de AI-output interpreteren met de nodige voorzichtigheid. Dat geldt des te meer in een professionele context waarin resultaten kunnen worden gelezen door HR, leidinggevenden of andere organisatieverantwoordelijken.

In termen van privacywetgeving kan het verwerken van testresultaten om talentprofielen of inzichten te genereren onder omstandigheden als profilering worden beschouwd. Daarom vermijden wij dat AI-uitkomsten zonder menselijke tussenkomst leiden tot beslissingen met juridische of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen.

Terug naar inhoud

3. Privacybescherming: pseudonimisering en geen training met persoonsgegevens

In 1 minuut

Wij nemen privacybescherming ernstig. Waar mogelijk vervangen wij namen en rechtstreeks identificerende gegevens door nummers, codes of andere interne identificatoren voordat data wordt gebruikt binnen AI-processen. Bovendien gebruiken wij een professionele AI-dienst waarbij ingevoerde gegevens niet worden gebruikt om modellen te trainen of te verbeteren. Dat verlaagt de privacyrisico’s aanzienlijk.

Uitgebreid

Om de privacy van gebruikers te beschermen, passen wij waar mogelijk pseudonimisering toe. Dat betekent dat identificeerbare informatie, zoals namen, zoveel mogelijk wordt vervangen door nummers, codes of andere interne verwijzingen. Hierdoor wordt het risico op rechtstreekse identificatie verkleind.

Pseudonimisering is een belangrijke maatregel, maar geen volledige anonimisering. Wanneer gegevens met redelijke middelen opnieuw aan een persoon kunnen worden gekoppeld, blijven het persoonsgegevens in de zin van de GDPR/AVG. Daarom behandelen wij deze informatie nog steeds met de vereiste zorgvuldigheid en beveiliging.

Voor de AI-functionaliteit maken wij gebruik van een professionele, betalende AI-oplossing. Daarbij geldt contractueel en operationeel dat ingevoerde gegevens niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen of te verbeteren. Dit is een belangrijke waarborg voor gebruikers en klantorganisaties, omdat de ingevoerde persoonsgegevens of gepseudonimiseerde gegevens niet in een algemene trainingsstroom terechtkomen.

Daarnaast hanteren wij ook het principe van dataminimalisatie:

  • wij beperken de input tot wat nodig is;
  • wij vermijden waar mogelijk onnodige identificerende informatie;
  • wij gebruiken passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Terug naar inhoud

4. Transparantie naar gebruikers

In 1 minuut

Wanneer AI wordt gebruikt om feedback te genereren, moeten gebruikers daar duidelijk over worden geïnformeerd. Daarom maken wij zichtbaar dat bepaalde feedback of toelichting AI-ondersteund is. Gebruikers moeten begrijpen wanneer AI een rol speelt en wat de beperkingen daarvan zijn.

Uitgebreid

Transparantie is een kernprincipe van verantwoord AI-gebruik. Gebruikers moeten in begrijpelijke taal kunnen zien:

  • dat AI wordt ingezet;
  • waarvoor AI precies wordt gebruikt;
  • dat de AI-output adviserend is;
  • dat de AI geen autonome beslissing neemt;
  • dat hun persoonsgegevens niet worden gebruikt om AI-trainingsmodellen te trainen of te verbeteren;
  • dat waar mogelijk identificerende gegevens worden gepseudonimiseerd.

Om die reden kunnen wij binnen het Platform korte meldingen, info-iconen of toelichtende teksten tonen wanneer AI-functionaliteiten worden gebruikt. Zulke meldingen maken duidelijk dat een gebruiker te maken krijgt met AI-ondersteunde output en helpen misverstanden te vermijden.

Terug naar inhoud

5. Wat AI op dit Platform uitdrukkelijk niet doet

In 1 minuut

Onze AI is niet bedoeld om mensen te beoordelen op hun waarde als werknemer, om emoties te detecteren op de werkvloer, of om automatisch te beslissen over ontslag, promotie of andere HR-maatregelen. Het Platform is niet gebouwd voor verboden AI-praktijken en is ook niet bedoeld voor manipulatieve of discriminerende toepassingen.

Uitgebreid

Het Platform en de daarop aangeboden AI-functionaliteiten zijn niet bedoeld voor:

  • het nemen van volledig geautomatiseerde HR-beslissingen;
  • het detecteren of afleiden van emoties op de werkvloer;
  • het beoordelen van betrouwbaarheid, loyaliteit of “geschiktheid” van werknemers buiten de context van talentontwikkeling;
  • het uitoefenen van ongepaste druk of manipulatie op gebruikers;
  • het opstellen van sociale rangordes of vergelijkbare scoringmechanismen;
  • het gebruiken van AI-feedback als enige basis voor maatregelen met ingrijpende gevolgen.

De AI Act beschouwt het domein van werk en werknemersbeheer als bijzonder gevoelig. Daarom mag de output van dit Platform niet worden hergebruikt voor doeleinden waarvoor het niet ontworpen is.

Terug naar inhoud

6. Richtlijnen voor organisaties, HR en leidinggevenden

In 1 minuut

Organisaties mogen de inzichten van het Platform gebruiken voor ontwikkeling, begeleiding, teamwerking en dialoog. Zij mogen deze inzichten niet gebruiken als enige of doorslaggevende basis voor beslissingen zoals ontslag, degradatie, promotie, sancties of afwijzing van kandidaten. In een werkcontext is AI extra gevoelig onder de AI Act.

Uitgebreid

Het Platform is ontworpen als instrument voor talentontwikkeling, zelfinzicht en teamondersteuning. Organisaties, HR-teams en leidinggevenden mogen de resultaten en AI-feedback enkel gebruiken op een manier die verenigbaar is met dat doel.

Passend gebruik omvat bijvoorbeeld:

  • ontwikkelgesprekken;
  • coaching;
  • loopbaanreflectie;
  • inzicht in complementaire talenten binnen een team;
  • ondersteuning bij samenwerking en communicatie;
  • vrijwillige reflectie op sterktes en werkpunten.

Niet-passend of verboden gebruik omvat bijvoorbeeld:

  • ontslagbeslissingen uitsluitend of hoofdzakelijk baseren op AI-feedback;
  • promotie of niet-promotie laten afhangen van geautomatiseerde talentlabels;
  • taaktoewijzing zonder menselijke afweging afdwingen op basis van AI-output;
  • disciplinaire maatregelen koppelen aan test- of AI-resultaten;
  • kandidaten of werknemers automatisch uitsluiten op basis van talentoutput;
  • AI-output behandelen als objectieve waarheid zonder context of tegenspraak.

Terug naar inhoud

7. Wat HR en leidinggevenden wél mogen doen

In 1 minuut

HR en leidinggevenden mogen de output van het Platform gebruiken als gespreksstarter en als hulpmiddel voor ontwikkeling. Ze mogen talentinzichten benutten om teams beter te begrijpen, samenwerking te ondersteunen en medewerkers gericht te begeleiden. Voorwaarde is wel dat de resultaten nooit blind of mechanisch worden toegepast en dat de menselijke context altijd voorop blijft staan.

Uitgebreid

HR en leidinggevenden mogen de resultaten van het Platform gebruiken voor legitieme, proportionele en ontwikkelingsgerichte doeleinden, zoals:

  • het voorbereiden van een ontwikkel- of feedbackgesprek;
  • het bespreken van talenten en werkvoorkeuren met de medewerker;
  • het versterken van teamdynamiek en samenwerking;
  • het zichtbaar maken van complementaire sterktes in een team;
  • het ondersteunen van leer- en groeitrajecten;
  • het voeren van dialoog over werkverdeling, communicatie of onderlinge afstemming.

Daarbij gelden steeds deze voorwaarden:

  • de medewerker moet begrijpen dat het om ondersteunende inzichten gaat;
  • de output moet gelezen worden in combinatie met menselijke observatie en context;
  • een medewerker moet ruimte hebben om nuance, correctie of tegenspraak te geven;
  • de organisatie moet zorgvuldig omgaan met vertrouwelijkheid en toegangsrechten;
  • het gebruik moet passen binnen de privacyverklaring, interne HR-processen en toepasselijke wetgeving.

Terug naar inhoud

8. Wat HR en leidinggevenden níet mogen doen

In 1 minuut

HR en leidinggevenden mogen het Platform niet gebruiken om iemand automatisch te beoordelen, uit te sluiten of te sanctioneren. Talentinzichten en AI-feedback mogen niet als enige basis dienen voor ontslag, negatieve evaluaties, promotiebeslissingen, afwijzing bij rekrutering of zware wijzigingen in functie-inhoud.

Uitgebreid

Organisaties, HR en leidinggevenden mogen in elk geval niet:

  • een medewerker ontslaan op basis van AI-feedback of talentprofielen alleen;
  • promotie of opslag automatisch weigeren op basis van test- of AI-resultaten;
  • de output behandelen als een objectief of medisch oordeel over iemands geschiktheid;
  • medewerkers rangschikken of labelen op een manier die discriminerend, stigmatiserend of disproportioneel is;
  • talentfeedback gebruiken als verborgen selectietool zonder transparantie;
  • uit AI-output conclusies trekken over gezondheid, mentale toestand of emotionele stabiliteit;
  • emoties proberen te detecteren of af te leiden op de werkvloer via AI;
  • medewerkers dwingen om AI-inzichten te aanvaarden als waarheid zonder mogelijkheid tot gesprek of nuance.

In de praktijk betekent dit ook dat de volgende toepassingen niet toegelaten of niet aangewezen zijn:

  • “Deze medewerker scoort laag op leiderschap, dus geen promotie.”
  • “De AI-feedback toont twijfel, dus we beëindigen de samenwerking.”
  • “Deze kandidaat past volgens het talentprofiel niet in de cultuur, dus afwijzen.”
  • “De teamoutput wijst op onvoldoende geschiktheid, dus herplaatsing zonder gesprek.”

Terug naar inhoud

9. Verplichte voorzichtigheid in HR-context

In 1 minuut

Wie AI gebruikt in een HR- of werknemerscontext moet extra voorzichtig zijn. Dat betekent: transparant zijn, menselijke controle behouden, privacy respecteren, discriminatie vermijden en nagaan of een bepaald gebruik onder strengere AI Act-verplichtingen valt.

Uitgebreid

De AI Act benoemt AI-systemen die worden gebruikt in domeinen zoals werkgelegenheid, werknemersbeheer en toegang tot zelfstandige arbeid als bijzonder gevoelig. Afhankelijk van hoe een organisatie een AI-systeem precies inzet, kunnen daar strengere vereisten aan verbonden zijn.

Voor organisaties betekent dit minstens dat zij:

  • een duidelijk doel moeten hebben voor het gebruik van AI;
  • alleen proportioneel gebruik mogen maken van AI-output;
  • menselijke tussenkomst moeten waarborgen;
  • medewerkers voldoende moeten informeren;
  • intern moeten afspreken wie toegang heeft tot welke gegevens;
  • moeten nagaan of het gebruik van AI feitelijk een hoog-risico inzet vormt;
  • privacy-, arbeids- en gelijkebehandelingsregels moeten naleven.

Zelfs wanneer het Platform zelf bedoeld is als ondersteunend ontwikkelinstrument, kan een onjuist gebruik door de organisatie alsnog juridische risico’s creëren.

Terug naar inhoud

10. Praktische gedragsregels voor organisaties

In 1 minuut

Gebruik AI-output alleen als hulpmiddel, nooit als eindbeslisser. Beperk toegang tot wie die informatie echt nodig heeft. Bespreek resultaten met de betrokken medewerker. Documenteer intern waarvoor het Platform wel en niet mag worden gebruikt. En gebruik AI nooit voor ontslag, sancties of automatische uitsluiting.

Uitgebreid

  1. Gebruik het Platform alleen voor ontwikkeling en teamondersteuning.
    Niet voor disciplinering, controle of automatische selectie.
  2. Zorg voor menselijke beoordeling.
    Elke interpretatie van talentinzichten of AI-feedback moet door een mens gebeuren en moet rekening houden met context, functie-inhoud en wederwoord.
  3. Gebruik AI-output nooit als enige basis voor een beslissing.
    Dit geldt in het bijzonder voor ontslag, promotie, evaluatie, taaktoewijzing, verloning en rekrutering.
  4. Beperk toegang strikt tot bevoegde personen.
    Niet iedereen in de organisatie hoeft dezelfde inzage te krijgen.
  5. Respecteer transparantie naar medewerkers.
    Medewerkers moeten begrijpen wat zichtbaar is, wie het kan zien en waarvoor het wordt gebruikt.
  6. Vermijd hergebruik buiten het oorspronkelijke doel.
    Wat bedoeld is voor talentontwikkeling mag niet stilzwijgend worden omgezet in een sanctie- of selectie-instrument.
  7. Leg interne governance vast.
    Bepaal schriftelijk welke HR- of managementrollen het Platform mogen gebruiken en met welk doel.
  8. Escalatie bij twijfel.
    Bij gebruik voor gevoelige HR-beslissingen moet eerst juridisch en privacyrechtelijk advies worden ingewonnen.

Terug naar inhoud

11. Slotverklaring

In 1 minuut

Onze AI is ontwikkeld om mensen te ondersteunen, niet om over hen te beslissen. Daarom combineren wij transparantie, privacymaatregelen, pseudonimisering en het principe dat persoonsgegevens niet worden gebruikt om AI-trainingsmodellen te trainen of te verbeteren. Voor organisaties geldt een duidelijke grens: gebruik talentinzichten om mensen te versterken, niet om hen automatisch te beoordelen of te sanctioneren.

Uitgebreid

Wij geloven dat AI alleen verantwoord kan worden ingezet wanneer:

  • gebruikers begrijpen dat AI wordt gebruikt;
  • privacy daadwerkelijk wordt beschermd;
  • persoonsgegevens niet worden ingezet voor modeltraining;
  • menselijke waardigheid en context centraal blijven;
  • organisaties AI niet misbruiken voor eenzijdige of schadelijke HR-beslissingen.

Daarom geldt op ons Platform het volgende uitgangspunt:

De resultaten en AI-feedback van het Platform zijn ondersteunend en mogen niet als enige basis worden gebruikt voor beslissingen over aanwerving, evaluatie, promotie, taaktoewijzing of beëindiging van de arbeidsrelatie. Persoonsgegevens die in het kader van deze AI-functionaliteit worden verwerkt, worden bovendien niet gebruikt om AI-trainingsmodellen te trainen of te verbeteren.